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GIUGNO, 2019

L’archivio di impresa: perché e come digitalizzarlo.

L’epoca in cui viviamo è definita come società dell’informazione. La ricerca e l’accumulo di dati ha un valore economico perché la conoscenza è una risorsa strategica. Le nuove tecnologie e la digitalizzazione hanno spinto sul pedale dell’acceleratore e in pochi anni Internet è diventato uno strumento non solo alla portata di tutti, ma necessario allo sviluppo e mantenimento di un’azienda.

Forse non ci hai mai pensato, ma il tuo archivio d’impresa e il patrimonio che esso custodisce – fatto di brevetti, disegni, prototipi, documenti audiovisivi, rassegne stampa – rappresentano un importante asset aziendale. La cultura d’impresa contribuisce alla creazione della cultura della nostra epoca.

Perché digitalizzare l’archivio d’impresa

Quando si parla di digitalizzazione di archivi d’impresa ci si riferisce non alla semplice trasformazione di qualche documento cartaceo in PDF. Digitalizzare vuol dire infatti attuare un vero e proprio cambiamento di paradigma.

Per capire quanto possa essere vero tutto ciò è sufficiente analizzarne i vantaggi. Prova a considerare solo lo spazio occupato da un archivio aziendale cartaceo, ai suoi costi e agli utilizzi alternativi e vantaggiosi che potresti farne. Il deterioramento dei documenti custoditi è poi un altro problema. Cosi come problematica potrebbe risultare la pronta consultazione del materiale. La prevenzione incendi negli archivi è del resto un tema sempre attuale. Al pari dei potenziali effetti nefasti di una catastrofe naturale. Immagina di dover trasferire il tuo archivio da una sede ad un’altra, ai costi necessari e all’eventualità di perdere documenti importanti.

Dematerializzare il tuo archivio non serve soltanto ad ovviare a questi problemi. La digitalizzazione trasforma dei semplici documenti sparsi in un archivio strutturato e coerente. Puoi effettuare l’accesso da qualunque posto. L’amministratore decide chi può aver accesso a cosa e quando, aumentando il livello di sicurezza e di protezione dei dati sensibili. Nell’epoca del GDPR la protezione della privacy è un aspetto importante e da non sottovalutare.

Database e backup dati

Avere a disposizione un database vuol dire poter effettuare ricerche d’archivio velocemente ed in maniera esauriente. Non è più necessario recarsi “fisicamente” in archivio ogni volta perdendo inutilmente tempo. Digitalizzare il tuo archivio d’impresa ti permette di trascrivere il contenuto dei tuoi documenti in maniera automatica e veloce utilizzando la tecnologia OCR.

Trattandosi di un archivio, va da sé che proprio la conservazione dei documenti sia un aspetto fondamentale. Anche in questo caso la digitalizzazione ha una serie di vantaggi innegabili. Puoi eseguire copie di backup su vari dispositivi comprese piattaforme Cloud. Così facendo mantieni integri i tuoi dati e non corri il rischio di obsolescenza hardware e software. La digitalizzazione infatti predispone all’attuazione di forme di Disaster Recovery fondamentali per mantenere il tuo archivio sempre operativo.

Riduzione dei costi e gestione dati

Gestire e mantenere un archivio cartaceo è molto costoso. La digitalizzazione ti permette di risparmiare i costi relativi alla carta, all’inchiostro, ai toner. Le informazioni viaggiano più velocemente da una postazione all’altra, si possono duplicare senza sprecare altre risorse. La ricerca e la condivisione dei documenti è semplice ed immediata. Anche il recupero di documenti vecchi, in caso di contestazioni legali, ad esempio, diventa agevole. La pubblica amministrazione sta diventando sempre più digitale e richiede sempre più spesso dati digitali. Informazioni, fatture, dati: con un unico database puoi confrontare e cercare tutto quello che ti serve.

Come si digitalizza un archivio d’impresa

Per digitalizzare il tuo archivio con successo occorre innanzitutto pianificare una strategia. L’indicizzazione e la metadazione sono due operazioni funzionali alla creazione del database. Così facendo la ricerca dei dati può essere eseguita in maniera esaustiva e veloce. Si azzerano gli eventuali errori commessi dall’operatore, il quale potrebbe inavvertitamente dimenticare di raccogliere tutta la documentazione connessa ad una specifica pratica.

Trasferire o no l’archivio di impresa per digitalizzarlo?

Se si dispone delle necessarie competenze, di operatori formati e della strumentazione adeguata la digitalizzazione si può realizzare in azienda, senza dover necessariamente spostare fisicamente l’archivio. Per questo rivolgersi ad aziende dall’elevata professionalità e in grado di fornire un servizio davvero completo si rivela ben presto più vantaggioso ed efficiente rispetto a delle soluzioni improvvisate o fai da te. La digitalizzazione è infatti un processo delicato che richiede hardware e software dedicati nonché risorse umane appositamente formate e che ha un impatto significativo nella riduzione dei costi, nell’analisi, nella gestione e conservazione dei dati se – e solo se – svolto correttamente.

Salvaguardare. Custodire. Diffondere. Valorizzare.

Questa è la mission di Archivi di Valore. I pilastri su cui i nostri esperti si formano e in cui credono. Divisione aziendale di Record Data S.r.l., Archivi di Valore si impegna nella salvaguardia di opere che possono così essere preservate nel tempo e conosciute anche dalle audience più remote.

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