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NOVEMBRE, 2019

L’archivista digitale: protagonista web dal passato analogico

L’archivista digitale è il professionista che si occupa della gestione, la creazione e l’ordinamento di un archivio, sia esso pubblico, privato o ecclesiastico.

Con la digitalizzazione massiva, sia nell’ambito privato e sia in quello pubblico, c’è stato un necessario ampliamento dei compiti e delle conoscenze dell’archivista digitale. Nel suo ruolo tradizionale, l’archivista, doveva conoscere i documenti ed occuparsi della loro conservazione. L’archivista moderno invece svolge un ruolo chiave sia nel momento in cui i documenti digitali vengono prodotti e sia quando è necessario digitalizzarli.

Nella progettazione di un archivio informatico ci deve essere già una piena consapevolezza di cosa andrà conservato, in quali condizioni e come tutti questi dati devono poter essere consultati.

Come si diventa archivista digitale

Come abbiamo già avuto modo di capire, l’archivista digitale è un archivista con un importante bagaglio di conoscenze informatiche e trasversali.

Nella formazione tradizionale, per diventare archivista è necessario conseguire un diploma presso una Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica oppure seguire un corso di laurea in Beni Archivistici e librari, Conservazione di beni artistici e culturali.

Ma per diventare archivista digitale, quali sono le possibilità formative, quali conoscenze è necessario acquisire? Una risposta molto concreta ce la dà un corso universitario, istituito recentemente dall’ateneo bolognese, dal titolo “Archivistica digitale”. Nel programma sono elencati tutti i punti chiave di questa nuova figura professionale:

  1. Distinzione tra analogico e digitale. I concetti di archivio analogico, digitale ed ibrido.
  2. Le tipologie documentarie negli archivi digitali: la rappresentazione digitale dei documenti testuali, delle immagini; delle registrazioni audio e delle registrazioni video.
  3. I supporti di memorizzazione per gli archivi digitali.
  4. La digitalizzazione delle risorse documentarie e la loro fruizione e valorizzazione.
  5. La gestione informatica dei documenti e la formazione degli archivi digitali. Gli strumenti per la gestione dei documenti informatici.
  6. Il documento informatico.
  7. I sistemi crittografici e le firme elettroniche.
  8. I sistemi di trasmissione dei documenti informatici: posta elettronica tradizionale; posta elettronica certificata.
  9. I sistemi di identificazione informatica: CIE, CNS, SPID.

I meriti della normativa UNI 11536/2014

Oltre ai corsi universitari, è utile ricordare che ci sono anche enti privati e associazioni che offrono percorsi formativi per diventare archivista digitale. Tutto questo con il rischio potenziale di creare molta confusione; se è ogni ente o associazione a decidere in maniera del tutto soggettiva cosa deve sapere e quali sono i compiti dell’archivista digitale.

Con la pubblicazione della norma UNI 11536/2014Qualificazione delle professioni per il trattamento di dati e documenti – Figura professionale dell’archivista – Requisiti di conoscenza, abilità e competenza”, finalmente si delineano chiaramente i contorni e gli ambiti di azione di questa figura professionale.

E si stabiliscono i requisiti di conoscenza, abilità e competenza coerentemente con il quadro europeo delle qualifiche (EQF):

  • Archivista I fascia – EQF 8

  • Archivista II fascia – EQF 7

  • Archivista III fascia – EQF 6

Seguendo sempre quanto riporta la norma UNI 11536/2014: l’attività principale dell’archivista è quella di governare i complessi documentari nell’intero arco della loro esistenza, nonché a promuoverne ed agevolarne la fruizione. È chiaramente una definizione molto ampia che merita di essere spiegata meglio entrando nei dettagli.

Costruzione di un archivio

L’archivista deve essere in grado di progettare la realizzazione di un archivio. Nell’ambito dei beni culturali ci sono esigenze specifiche, come ipotizzare le possibili domande culturali degli utenti e degli specialisti. Deve saper ricostruire il contesto storico dove si colloca l’archivio, identificare le fonti necessarie e gli strumenti più adeguati per impostare l’archivio.

Inoltre con con la produzione di documenti digitali nascono nuove esigenze di archiviazione, basti pensare alle PEC di un ente o una pubblica amministrazione. L’archivista digitale deve saper progettare il modello di gestione di questi documenti. Come devono essere conservati, per quanto tempo e ovviamente anche alle modalità di accesso.

Realizzazione e mantenimento di un archivio

Nell’ipotesi di un archivio già costituito l’archivista deve anche essere in grado di capire se i documenti conservati sono originali, quali documenti possono essere scartati senza creare nocumento all’archivio. Tra le attività fondamentali di mantenimento (e ordinamento) di un archivio c’è ovviamente la schedatura delle unità archivistiche. La digitalizzazione degli archivi richiede ulteriori competenze come la capacità di imparare gli standard internazionali per la metadatazione e l’utilizzo di software specifici.

Monitoraggio e conservazione dei beni archivistici

Sebbene l’archivista non sia un restauratore è innegabile che stiamo parlando della persona che quotidianamente è a contattato con documenti e di cui conosce lo stato di conservazione. A questa figura professionale spetta anche il compito di controllare le condizioni dell’archivio siano adeguate e non danneggino i documenti. L’archivista può quindi collaborare attivamente per pianificare un piano di restauro indicando i documenti più fragili e che necessitano di un intervento prioritario.

Valorizzazione e comunicazione del patrimonio archivistico

Tra le voci delle attività inserite nella norma 11536 compare la necessità di saper valorizzare e comunicare il patrimonio archivistico. La richiesta di queste capacità, a quanto pare, si perpetua anche per l’archivista, dopo aver chiamato in causa molte altre professioni attinenti ai beni culturali. L’archivista deve saper organizzare seminari, progettare mostre ed esposizioni, progettare attività editoriali, elaborare piani di comunicazione e non per ultimo reperire fondi e stringere accordi con gli sponsor.

Le competenze specialistiche dell’archivista digitale

Tutte queste attività, per essere svolte dall’archivista digitale, richiedono competenze tanto specialistiche quanto trasversali. Si va dai principi di archivistica alla paleografia, dagli standard utilizzati per la descrizione dei dati fino ad elementi di project management e marketing culturale.

L’archivista digitale deve conoscere quali sono le soluzioni tecnologiche che offre il mercato, quali sono quelle utilizzate dalle pubbliche amministrazioni e deve saper individuare quelle che rispondono meglio alle esigenze tanto di un ente pubblico quanto di un privato.

Come sottolineato dalla professoressa Mariella Guercio “Non si tratta più di riordinare il materiale archivistico sedimentato, ma di progettarne il flusso, le forme di aggregazione e di selezione e scarto, assicurando il controllo di qualità su ogni fase di tale processo e, soprattutto, garantendo la validità giuridica dei documenti e dei dati che si sono acquisiti e mantenuti nel tempo”.

Il valore giuridico dei documenti informatici

Per fare un esempio concreto: la validità giuridica della firma digitale. Prima un documento per essere valido necessitava di una firma olografa, adesso si stanno aprendo scenari interessanti di cui bisogna tener conto.

La sentenza della Cassazione Civile n. 5523/2018 dichiara che il documento informatico è “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, per la legge italiana quindi la firma elettronica avanzata possiede tutti i requisiti di immodificabilità e sicurezza richiesti a differenza di una semplice e-mail.

Persino le informazioni immagazzinate nei social o nei software di messaggistica possono diventare prove giuridiche.

Vista la velocità con cui cambiano gli strumenti informatici ci potrebbe essere anche un cambio nel paradigma della giurisprudenza, che passerebbe da un sistema di civil law ad uno di common law, come testimoniato dalla sentenza citata poco prima.

La teoria della documentalità

Poc’anzi ci siamo soffermati sul valore giuridico dei documenti, ma c’è chi è andato oltre proponendo una ontologia della realtà sociale in cui i documenti assumono un ruolo centrale. Queste riflessioni si devono al professore di filosofia teoretica dell’Università di Torino Maurizio Ferraris che nel 2009 pubblica il libro: Documentalità. Perché è necessario lasciar tracce.

Nel suo libro Ferraris ricapitola le undici tesi fondamentali della cosiddetta documentalità. L’idea che sta alla base di questa teoria è quella secondo cui i documenti svolgono un ruolo centrale nell’ambito degli oggetti sociali, fino a poter affermare che non esiste nulla di sociale al di fuori del testo.

La società quindi non si basa sulla comunicazione ma sulla registrazione, indipendentemente dal tipo di supporto o dalla tecnologia utilizzata.

Dicendo questo non si nega l’esistenza di un oggetto in sé come potrebbe essere una montagna o una città, ma si pone in evidenza il fatto che un oggetto sociale, come potrebbe essere un matrimonio, necessita di un documento scritto per poter essere tale.

Poiché viviamo in un mondo in cui la tecnologia ha esteso le possibilità di scrittura – pensiamo ai social e alle e-mail – verrebbe da chiedersi, forse anche banalmente, visto che il numero di oggetti sociali è aumentato come è cambiata la nostra vita. A questo punto la questione passa agli archivisti, digitali e non, che hanno la responsabilità di decidere cosa merita di essere custodito e cosa tralasciare.

Salvaguardare. Custodire. Diffondere. Valorizzare.

Questa è la mission di Archivi di Valore. I pilastri su cui i nostri esperti si formano e in cui credono. Divisione aziendale di Record Data S.r.l., Archivi di Valore si impegna nella salvaguardia di opere che possono così essere preservate nel tempo e conosciute anche dalle audience più remote.

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