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GIUGNO, 2019

Digitalizzazione degli archivi diocesani: valorizzazione e conservazione.

L’importanza del patrimonio archivistico diocesano è una consapevolezza che si è andata sempre più consolidando negli ultimi tempi, tanto nel pubblico specializzato quanto in quello più generalista. La ricerca della nostra identità, del valore della nostra storia locale, è emersa in tutte le sue sfaccettature, ponendo in risalto due aspetti fondamentali: il rischio di avere un enorme patrimonio culturale inutilizzato e, ancora più importante, il pericolo di perdere quel patrimonio per sempre.

La Pontificia Commissione per i beni culturali della Chiesa, più di vent’anni fa, in una lettera circolare, “La funzione pastorale degli archivi ecclesiastici”, delineava gli archivi ecclesiastici come strumenti privilegiati per una nuova evangelizzazione e come strumenti essenziali per la promozione e la conservazione della memoria storica.

La digitalizzazione degli archivi diocesani, parrocchiali o in termini più ampi relativi ad una comunità religiosa, possono diventare un’occasione di partecipazione, discussione e condivisione. Curiosamente dobbiamo registrare che se da un lato assistiamo alla sempre più crescente richiesta di “beni digitalizzati”, dall’altro dobbiamo anche rilevare che alcuni ostacoli oggettivi non riguardano solamente la mancanza di finanziamenti, ma l’accettazione di progetti simili da parte delle comunità di riferimento.

Muovere i primi passi in un progetto di digitalizzazione non è semplice. Lo rilevano elementi oggettivi – ad esempio la frequenza di consultazione, lo stato di conservazione, l’interesse storico – e discrezionali. Su quest’ultimo versante, la scelta del partner cui affidare il progetto di digitalizzazione è senza alcun dubbio fondamentale per la buona riuscita del lavoro. Contano infatti sia le dotazioni hardware e software sia le risorse umane impegnate nel progetto.

La nostra esperienza

Fondata nel 1978, Record Data – software house e azienda italiana leader nella conservazione digitale attiva – ha contribuito negli ultimi due decenni alla salvaguardia, digitalizzazione e fruizione di preziosi beni archivistici, attraverso la collaborazione con diversi enti ecclesiastici: Arcidiocesi di Ancona-Osimo, Archivio Diocesano di Ascoli Piceno, Archivio Diocesano di Urbino; solo per citarne alcuni.

Sulla scia di queste e ulteriori esperienze nell’ambito dell’archivistica storica, agli inizi del 2019 la nostra impresa ha dato vita ad Archivi di Valore: una divisione aziendale interamente dedicata alla tutela, valorizzazione e diffusione del patrimonio archivistico storico. Archivi di Valore nasce dalla consapevolezza dell’importanza del nostro ruolo per le future generazioni e testimonia appieno la nostra volontà di contribuire, grazie ad una costante innovazione nelle tecnologie hardware e software per la gestione degli archivi e all’operosità di risorse umane certificate e qualificate, alla protezione e rivalutazione di un’eredità culturale senza pari nel mondo: quella italiana.

Quanto è utile la digitalizzazione degli archivi diocesani

È una domanda apparentemente semplice ma che racchiude profonde e solide motivazioni. Digitalizzare gli archivi diocesani vuol dire, di fatto, creare un nuovo archivio digitale. Un compito complesso che richiede un’ottima pianificazione e conoscenze diverse, il cui fine ultimo deve essere ben chiaro fin dall’inizio.

Ricerca più rapida e veloce

Uno degli aspetti fondamentali dell’informatizzazione dei dati – quindi in questo ambito della digitalizzazione degli archivi diocesani – è quello di rendere operazioni complesse e particolarmente dispendiose in termini di tempo, come la ricerca di documenti, veloci e semplici. Questo è possibile digitalizzando anche i cataloghi, i punti di accesso al materiale archivistico, o creandone di nuovi sulla base di standard internazionali come ISAAR (CPF). Il riconoscimento dei caratteri tramite OCR permette di effettuare questo processo velocemente e la ricerca potrà avvenire inserendo stringhe di testo.
Rispetto ad una catalogazione cartacea, la digitalizzazione offre la possibilità di aggiungere metadati universalmente riconosciuti, come METS, e di rendere gli archivi interoperabili.

Conservazione del patrimonio archivistico

La digitalizzazione degli archivi diocesani è la prassi consolidata per salvaguardare il proprio patrimonio archivistico. La copia digitale ad alta risoluzione permette allo studioso di consultare il documento senza la necessità di ricorrere agli originali, diminuendo drasticamente i danni dovuti all’uso, soprattutto di quei fondi molto richiesti.
Gli stessi studiosi possono trarre un grande beneficio nell’avere a disposizione immagini che si possono facilmente ingrandire e quindi leggere più agevolmente. Non tutti i documenti si conservano in buone condizioni e questo di fatto può rappresentare un limite; la digitalizzazione dell’archivio permetterebbe una migliore preservazione dell’originale e una pari, talvolta superiore, consultazione.

Sicurezza in caso di furto

Le copie digitali dei documenti sono una testimonianza che può essere utilizzata in caso di furto. Avere a disposizione una esatta riproduzione digitale rende più semplice le indagini da parte del Comando Carabinieri Tutela Patrimonio Culturale, sia nella ricerca del bene che nella restituzione all’ente proprietario.
I documenti originali inoltre si possono danneggiare anche senza una reale volontà di dolo da parte dei fruitori. Altre volte gli studiosi potrebbero inavvertitamente inserire i documenti in faldoni e fondi errati, questo purtroppo rende il recupero del documento e l’esatta ricollocazione molto problematica.

Copia di controllo in caso di restauro

I documenti digitalizzati sono foto ad altissima risoluzione. L’alta qualità delle immagini permette ai restauratori di avere una copia di controllo ed effettuare eventuali correzioni o recuperare dettagli importanti come postille e commenti, posti ai margini e alla rilegatura, che si potrebbero perdere durante il restauro.

Edizioni a numero limitato

La digitalizzazione dei documenti permette di avere un catalogo di immagini che possono trasformarsi in un importante strumento di divulgazione e valorizzazione dei beni archivistici. Si possono creare edizioni a numero limitato per riprodurre opere di particolare pregio o di grande importanza storica. Inoltre si possono organizzare mostre ed eventi connessi a duraturi progetti di conservazione, riordino e fruizione.

Salvaguardare. Custodire. Diffondere. Valorizzare.

Questa è la mission di Archivi di Valore. I pilastri su cui i nostri esperti si formano e in cui credono. Divisione aziendale di Record Data S.r.l., Archivi di Valore si impegna nella salvaguardia di opere che possono così essere preservate nel tempo e conosciute anche dalle audience più remote.

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